De fataliteit van de postbus

Ondanks het feit dat het digitale tijdperk ons ouderwets briefpapier van de eerste plek heeft verstoten, wordt er dagelijks toch nog steeds een ontelbare hoeveelheid aan brieven verstuurd. Mocht u onlangs een mooi aanbod hebben gekregen en wilt u dit aanvaarden dan kan zowel een brief als een e-mail voldoende zijn om de overeenkomst rond te maken.

Artikel 3:37 lid 3 van ons Burgerlijk Wetboek bepaalt wanneer uw verklaring juridisch effect heeft: "Een tot een bepaalde persoon gerichte verklaring moet, om haar werking te hebben, die persoon hebben bereikt. Nochtans heeft ook een verklaring die hem tot wie zij was gericht, niet of niet tijdig heeft bereikt, haar werking, indien dit niet of niet tijdig bereiken het gevolg is van zijn eigen handeling, van de handeling van personen voor wie hij aansprakelijk is, of van andere omstandigheden die zijn persoon betreffen en rechtvaardigen dat hij het nadeel draagt."

De Hoge Raad heeft zich op 14 juni 2013 voor het eerst expliciet uitgelaten over de vraag wanneer een schriftelijke verklaring de geadresseerde heeft bereikt. Dit is het geval wanneer de schriftelijke verklaring door de geadresseerde is ontvangen. Daarnaast stelt de Hoge Raad dat als de ontvangst van de verklaring wordt betwist, de afzender moet kunnen bewijzen dat de verklaring is verzonden en dat de verklaring is aangekomen op een adres 'waarvan hij redelijkerwijs mocht aannemen dat de geadresseerde aldaar door hem kon worden bereikt'.

Wanneer mag u redelijkerwijs aannemen dat de geadresseerde op het betreffende adres kan worden bereikt? U mag er in beginsel van uitgaan dat indien er eenmaal is gecommuniceerd via een bepaald adres, de geadresseerde ook daarna op dat adres kan worden bereikt. Indien men in het vervolg geen verdere communicatie via het eerder gebruikte adres wenst te ontvangen dient dit expliciet te worden aangegeven.

Dat een redelijkerwijs aannemelijk adres mag worden gebruikt is het resultaat van een belangenafweging. Enerzijds heeft de geadresseerde er belang bij dat hij daadwerkelijk kennis heeft kunnen nemen van de verklaring. Anderzijds heeft de afzender er belang bij dat hij een verklaring kan versturen zonder dat hij het adres moet onderzoeken en de geadresseerde het ontvangen van deze verklaring kan verhinderen. Het onbereikbaar zijn is een probleem van de geadresseerde, niet van de afzender. Dit geldt ook voor e-mailcorrespondentie indien de ontvanger bijvoorbeeld problemen heeft met zijn internet provider of mailbox.

Wat betekent dit nu voor de praktijk?

Als afzender hebt u drie mogelijkheden om juridisch effect te geven aan uw verklaring. U kunt communiceren via (1) de woonplaats, (2) het zakelijk adres of (3) het adres van waarvan u op grond van verklaringen of gedragingen van de geadresseerde mocht aannemen dat deze aldaar kon worden bereikt, bijvoorbeeld diens postbus, e-mailadres of ander adres dat bij recente contacten door de geadresseerde is gebruikt.

Heeft u in een recent verleden gecommuniceerd met bijvoorbeeld een toekomstige contractspartij en ontkent deze later dat hij uw aanvaarding heeft ontvangen? Op basis van artikel 3:37 lid 3 Burgerlijk Wetboek is het bereiken van de ontvanger voldoende om juridisch effect aan de mededeling te geven.

Om een betwisting direct te niet te doen doet u er goed aan om een brief verzekerd te verzenden en in geval van e-mailcorrespondentie te verzoeken om een ontvangst- en/of leesbevestiging.